Assembleias Gerais Electrónicas inseridas em redes sociais fechadas (Resumo de um estudo de observação)

O usufruto saudável de um património comum dum condomínio depende muito da criação de um ambiente cordial entre todos os condóminos, a administração e prestadores de serviço, o que pressupõe processos relacionais que minimizem os conflitos de interesses destes “stakeholders”

A observação de problemas, resumida neste documento, baseia-se num caso real de vivência em mais de 7 anos que proporcionaram a conclusão que os conflitos foram quase sempre gerados por limitações que a tradicional e principal forma de decisão, a Assembleia Geral, acarreta, e que permite que, mesmo em pequeno numero, os diferentes estilos comportamentais dos condóminos acabam por proporcionar.

Outra fonte de conflitos é gerada por diferentes interesses do poder que as diferentes formas e estilos de actuação a sua Administração permite.

Exemplos de problemas com Assembleia Gerais tradicionais:

• São marcadas para uma determinada data e hora que muitas vezes não é compatível com a disponibilidade de alguns condóminos;

• Alguns condóminos alheam-se das Assembleias porque acham que a maioria do seu tempo é perdido em discussões inúteis;

• Alguns condóminos alheam-se das Assembleias porque acham que alguns assuntos em discussão não estão suficientemente fundamentados ou documentados e, por essa razão, preferem não darem opinião;

• Alguns condóminos preferem não assistir a Assembleias, porque em Assembleias anteriores gerou-se um ambiente conflituoso que preferem evitar;

• Alguns condóminos não participam porque acham que já existe uma maioria pré-preparada que tomou conta do processo de decisão e que não há condições para alternar propostas.

Exemplos de questões relacionadas com o poder de Administrar:

• Escolher os fornecedores de serviços a contratar;

• Determinar as necessidades de serviços exteriores e a sua urgência;

• Gerir a tesouraria;

• Influenciar a tomada de decisão, inclusive nas Assembleias Gerais;

• Proporcionar situações de facto;

Enquadramento para uma Solução

A solução passa por processos que facilitem a robustez de informação, a simplicidade de meios de comunicação e funcionalidades práticas para a democracidade do processo de decisão.

Observando-se estes processos garante-se a minimização dos problemas verificados. Uma Assembleia Geral electrónica inserida numa Rede Social fechada responde a estes requisitos e permite os seguintes objectivos:

• Definição, registo, certificação e manutenção de todos os utilizadores do sistema e das suas propriedades;

• Definição, controlo de acesso e restrições de utilização;

• Gestão e disponibilização de conteúdos informativos;

• Gestão e disponibilização de ferramentas de comentários;

• Gestão e disponibilização de ferramentas de diálogo e comunicação electrónica directa entre os utilizadores;

• Gestão e disponibilização de ferramentas de ênfase informativa;

• Gestão e disponibilização de funcionalidades relacionadas com as características próprias da rede social específica;

• Recolha de estatísticas de utilização que permitam a sua verificação para processos de melhoria de conteúdos e de utilização;

• Registo histórico que permita verificar as acções de gestão do sistema, a responsabilização de actos de consequência normativa.

No caso dos condomínios os utilizadores são para além dos condóminos, os respectivos administradores, podendo alguns condóminos pertencerem a uma Comissão de Acompanhamento que lhes atribua alguns poderes regulamentares.

A incorporação da Assembleia Digital numa rede social fechada integra a certificação dos seus participantes activos e de processos como o peso do voto individual, registos de auditabilidade e oferece as seguintes consequências qualitativas:

• Eliminação dos problemas relacionados com a ausência de quórum;

• Mais racionalismo do processo de decisão derivado do aumento de tempo para reflexão e verificação da documentação dos assuntos tratados;

• Menor probabilidade de conflitualidade por inexistência de reacções e más interpretações a quente, naturais numa reunião presencial;

• Menor probabilidade de manipulação de decisões pressionadas pelo cansaço devido ao alongamento propositado das discussões;

• Possibilidade de acompanhamento na 1ª pessoa, independente da distância e localização;

• Facilitação do processo de registo e execução das actas derivadas à automatização de ferramentas disponibilizadas.